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会议策划

会议策划:专门为客户提供全面的会议和活动策划、组织、会务统筹安排、会议前后期公关实施等一系列工作的整体实施方案。一场好的会议策划是需要策划人员经过多方面的考虑精心准备的,根据会议的目的借助一定的科学方法和艺术,为决策、计划构思、会议策划设计、制作策划方案以达到最终的会议效果,对具体的执行方案有深入的思考,具有可行性;有突破,有新意、有创意。会议策划一般来说有几个大步骤,明确活动背景、目的;准备相关资料;组织会务工作小组;根据确定的会议议程,制定会议预算;确定明确的会议议程;发布会议通知。

具体实施步骤:

1, 列出可供选择的清单

必须制作一个会议场所清单表,清单表上需注明会议要求的所有重要条件,便于各个场所的比较和选择。

2, 根据清单综合考虑会议类型与场所的搭配

比如研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境;重大的奖励、表彰型会议一定要有档次,要引人入胜;对于交易会和新产品展示会,需要选择有展示空间的场所,会场交通必须便利等等。

3,亲临现场实地考察

考察场地非常重要,要做好充分的准备,要约见会议方及场地方都能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题;要对会议中的重要流程和环节心中有数,在考察场地的时候,能问到的问题越多,今后出现风险的机率就越低。

4、会议整体规划

确定了场地,策划的工作就进入了快车道,通过以下步骤,整个会议策划方案就会很快出炉了:整体策划框架草拟,按照之前的工作和现有的所有信息,先把整个会议的流程和方案想象出来,越具体越好召开策划动脑会,这个会议上,你需要把专业的会议策划人士找来;也要把主要的决策人员找来,在你的草拟方案基础上,展开讨论和动脑落稿-再讨论-修正-再讨论,一般,从第一稿的策划书到最后落实的方案,如果策划人员经验到位的话,最多3次往返讨论,就可以把方案细化到执行层面,是否到了细化到了执行面,关键要看是否已经拟出了“工作时间进程表”“任务分工表”“物品清单”“成本分析表”这几张最重要的执行文件。

 

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